貸し会議室利用の際の注意点

貸し会議室利用の際の注意点

貸し会議室を利用する際の注意点は、
まずは参加人数や利用目的、必要となる設備、
適した地域などから検討して貸し会議室を選ぶ事です。

 

会場選びは、利用目的の成功を決める大きなポイントにもなります。
インターネットでは会議室の比較サイトも多くなっており、
地域や設備、価格などから絞りこむ事ができます。
また、各種サービスや割引などを調べてお得に利用しましょう。

 

大規模な会議や飲食手配を含む利用の場合は、
事前に貸し会議室の運営会社の方と細かな打ち合わせをおこなう必要があります。
なぜなら、会場のレイアウトや飲食手配の時間や内容などを
決めておく必要があるからです。

 

また、準備してもらう設備内容なども確認しましょう。
プロジェクターやマイク、ホワイトボードなどが必要な場合もあると思います。
また、音響設備や照明、スッタフの方の補助なども確認しておく必要があります。

 

会議室利用当日には、受付を設置する場合が多いです。
その為、受付をどこに設置して、会場までの誘導をどうおこなうかも確認しておきましょう。

 

また、会議室使用後は現状復帰が原則ですので、
片付けや清掃などについても質問しておきましょう。

 

社内の打ち合わせでは、これらの作業も含めて
時間内に撤収できるように計画を立てましょう。
しかし、貸し会議室の運営会社によっては片付けや清掃などが不要な場合もあります。
各貸し会議室の運営会社によって、
予約方法や詳細内容は異なりますのでしっかりと確認しましょう。

 

さまざまな準備や確認が必要とされますので、
準備段階で要点や気付いた点をその都度確認しながら準備を進めてください。